Enlistado de las funciones y responsabilidades de un grupo auditor.

 

Hay que entender que las auditorías tienen como propósito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos, operaciones y demás resultados de las entidades para lograr su mejora continua, promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluación, de las empresas, por lo anterior el equipo auditor debe tener bien establecida sus funciones y responsabilidades.

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y TAREAS DE LOS AUDITORES.

Auditor líder:

·         Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoría.

·         Conducir la auditoría.

·         Acompañar en la selección del equipo y en su instrucción.

·         Controlar los conflictos y propiciar la superación de situaciones difíciles.

·         Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado.

·         Tomar decisiones de la auditoría y en el SGI.

·         Comunicar los resultados de las auditorías sin atraso.

·         Comunicar los mayores obstáculos encontrados.

·         Comunicar inmediatamente las no conformidades críticas.

·         Tener habilidades de comunicación eficaces.

·         Informar los resultados, conclusiones recomendaciones finales de la auditoría.

Equipo auditor:

·         Soportar al líder del equipo.

·         Estar preparado para el desarrollo de la auditoría.

·         Participar en las reuniones de apertura y cierre.

·         Cumplir las tareas designadas por el auditor líder.

·         Mantener la programación y el objetivo de la auditoría.

·         Documentar y apoyar todas las constataciones.

·         Realizar aportes que considere necesario para el mejor desarrollo de la auditoría

·         Mantener al auditado informado del desarrollo.

·         Proteger todos los documentos.

·         Mantener confidencialidad.

·         Ser objetivo y ético.

·         Apoyar a los demás miembros del equipo auditor en el proceso de auditoria

 

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITOR LÍDER.

·         Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría.

·         Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado.

·         Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SGI. Dar instrucciones al equipo auditor.

·         Informar y comunicar al auditado, sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculos importantes durante el curso de la auditoría.

·         Estar capacitado respecto a la auditoria que desarrollara.

 

 

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITORES ACOMPAÑANTES.

·         Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoría y consignar las observaciones.

·         Cooperar con el auditor líder.

·         Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.

·         Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoría. Respetar la deontología profesional.

·         Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SGI auditado.

·         Estar capacitado respecto a la auditoria que desarrollara.

 

HABILIDADES Y COMPETENCIAS DEL EQUIPO AUDITOR.

·         Formación en el proceso de auditoría.

·         Conocimiento y experiencia en métodos y técnicas de auditoría.

·         Capacidad para gestionar el proceso de auditoría.

·         Capacidad para dirigir el equipo auditor.

·         Habilidades para formulación de preguntas y realización de entrevistas.

·         Habilidades para redacción de reportes.

 

Un auditor también requiere conocimiento y experiencia en los requisitos de los criterios de auditoria apropiados, es decir:

·         Conocimiento y comprensión de la legislación, normas, regulaciones, leyes, códigos de práctica, etc., y la capacidad de evaluar su aplicación.

·         Conocimiento y comprensión de los sistemas de gestión de la organización pertinentes.

 

COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR.

En el desarrollo de la auditoría es necesario que tanto el líder como su equipo auditor adopten comportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el proceso. Con tal objetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

·         Evitar llegar sin previo aviso a realizar la auditoría.

·         No emitir opiniones personales, basar sus apreciaciones solo los hechos y datos soportados, no tener en cuenta rumores, suposiciones o situaciones que no se encuentren debidamente registradas.

·         Ser claros en las explicaciones, el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor.

·         Motivar a la mejora de las No Conformidades.

·         Hacer preguntas consistentes con el alcance y que permitan analizar la situación.

·         Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos.

·         Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema en los que se encuentran deficiencias.

·         Cumplir con el alcance de la auditoría y examinar en detalle la documentación soporte

·         Demostrar paciencia y nunca calificar ni descalificar y adaptarse a la situación y al auditado.

·         Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no prestarse para discusiones con el auditado.

·         Finalmente, SIEMPRE escuchar activamente y mantener un tono de cooperación.