Enlistado de las funciones y responsabilidades de un grupo auditor.

 

Hay que entender que las auditorías tienen como propósito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos, operaciones y demás resultados de las entidades para lograr su mejora continua, promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluación, de las empresas, por lo anterior el equipo auditor debe tener bien establecida sus funciones y responsabilidades.

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y TAREAS DE LOS AUDITORES.

Auditor líder:

·         Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoría.

·         Conducir la auditoría.

·         Acompañar en la selección del equipo y en su instrucción.

·         Controlar los conflictos y propiciar la superación de situaciones difíciles.

·         Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado.

·         Tomar decisiones de la auditoría y en el SGI.

·         Comunicar los resultados de las auditorías sin atraso.

·         Comunicar los mayores obstáculos encontrados.

·         Comunicar inmediatamente las no conformidades críticas.

·         Tener habilidades de comunicación eficaces.

·         Informar los resultados, conclusiones recomendaciones finales de la auditoría.

Equipo auditor:

·         Soportar al líder del equipo.

·         Estar preparado para el desarrollo de la auditoría.

·         Participar en las reuniones de apertura y cierre.

·         Cumplir las tareas designadas por el auditor líder.

·         Mantener la programación y el objetivo de la auditoría.

·         Documentar y apoyar todas las constataciones.

·         Realizar aportes que considere necesario para el mejor desarrollo de la auditoría

·         Mantener al auditado informado del desarrollo.

·         Proteger todos los documentos.

·         Mantener confidencialidad.

·         Ser objetivo y ético.

·         Apoyar a los demás miembros del equipo auditor en el proceso de auditoria

 

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITOR LÍDER.

·         Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría.

·         Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado.

·         Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SGI. Dar instrucciones al equipo auditor.

·         Informar y comunicar al auditado, sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculos importantes durante el curso de la auditoría.

·         Estar capacitado respecto a la auditoria que desarrollara.

 

 

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITORES ACOMPAÑANTES.

·         Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoría y consignar las observaciones.

·         Cooperar con el auditor líder.

·         Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.

·         Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoría. Respetar la deontología profesional.

·         Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SGI auditado.

·         Estar capacitado respecto a la auditoria que desarrollara.

 

HABILIDADES Y COMPETENCIAS DEL EQUIPO AUDITOR.

·         Formación en el proceso de auditoría.

·         Conocimiento y experiencia en métodos y técnicas de auditoría.

·         Capacidad para gestionar el proceso de auditoría.

·         Capacidad para dirigir el equipo auditor.

·         Habilidades para formulación de preguntas y realización de entrevistas.

·         Habilidades para redacción de reportes.

 

Un auditor también requiere conocimiento y experiencia en los requisitos de los criterios de auditoria apropiados, es decir:

·         Conocimiento y comprensión de la legislación, normas, regulaciones, leyes, códigos de práctica, etc., y la capacidad de evaluar su aplicación.

·         Conocimiento y comprensión de los sistemas de gestión de la organización pertinentes.

 

COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR.

En el desarrollo de la auditoría es necesario que tanto el líder como su equipo auditor adopten comportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el proceso. Con tal objetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

·         Evitar llegar sin previo aviso a realizar la auditoría.

·         No emitir opiniones personales, basar sus apreciaciones solo los hechos y datos soportados, no tener en cuenta rumores, suposiciones o situaciones que no se encuentren debidamente registradas.

·         Ser claros en las explicaciones, el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor.

·         Motivar a la mejora de las No Conformidades.

·         Hacer preguntas consistentes con el alcance y que permitan analizar la situación.

·         Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos.

·         Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema en los que se encuentran deficiencias.

·         Cumplir con el alcance de la auditoría y examinar en detalle la documentación soporte

·         Demostrar paciencia y nunca calificar ni descalificar y adaptarse a la situación y al auditado.

·         Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no prestarse para discusiones con el auditado.

·         Finalmente, SIEMPRE escuchar activamente y mantener un tono de cooperación.

Mapa Conceptual con los Elementos que Integra un proceso de Auditoria.

 

CUADRO COMPARATIVO ENTRE AUDITORIA DE CALIDAD Y AUDITORIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

 

Tipo de auditoria.	DE CALIDAD	GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Norma Bajo la cual se auditara.	ISO 9001	ISO 45001
Tipo de auditores.	Auditores Internos.- Estos forman parte de la organización. Sus objetivos están determinados por el consejo directivo y la gerencia o dirección Auditores Externos.- Estos no forman parte de la organización, sino que son contratados por ella. Sus objetivos están establecidos fundamentalmente por ley y por su cliente primordial, el consejo directivo.
Auditoria.	De certificación.
Alce de la auditoria.	Limitada a operaciones de calidad.	Limitada a operaciones de seguridad y salud en el trabajo.
Objetivo de la auditoria.	Demostrar la  capacidad de la empresa para ofrecer productos y servicios que satisfagan los requisitos de los clientes y cumplir con la legalidad vigente de su entorno.	Demostrar la  capacidad de la empresa en la elaboración y aplicación de un programa de seguridad y salud laboral.
Beneficios de la Auditoria.	Evaluar las Mejoras en la imagen y confianza frente al consumidor. Evaluar la mejora en la satisfacción del cliente. Involucrar a los trabajadores y crear una cultura de mejora continuada. Evaluar la eficiencia en los procesos y actividades empresariales	Evaluar las acciones planificadas para las emergencias. Evaluar la Preparación ante  las emergencias. Evaluar la integración de las acciones en los procesos de la empresa
Evaluación	El cumplimiento de Normas Mexicanas relacionadas con la calidad en el ramo de la empresa.	El cumplimiento de Normas Mexicanas relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo.

Como vemos una auditoría es una evaluación de algún aspecto de la empresa, esto puede analizar los aspectos de calidad, de seguridad, ambientales, contables, etc, con las auditorias se trata de comparar los aspectos que componen la empresa con las leyes tanto nacionales o internacionales, como con las normas internas de la empresa, para ver las desviaciones que se estén produciendo en los mismos y tomar medidas para corregirlas, y de igual forma permitir a la empresa llevar un mayor control de la misma.

ENSAYO REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN ISO 45001

 

La norma ISO 45001 es una de las normas internacionales para la gestión de sistemas de seguridad y salud en el trabajo, destinada a proteger a los trabajadores y visitantes de accidentes y enfermedades laborales.

La ISO 45001 está estructurada conforme a la estructura de alto nivel, la cual es una estructura que tienen todas las normas de gestión actuales, como las ISO 9001 e ISO 14001, cuestión que las hace totalmente y prácticamente integrables, sin embargo la ISO 45001 tiene especial consideración en el análisis y compresión del contexto de la organización, así como remarcar la importancia en el liderazgo de la dirección de la organización.

Para una correcta implementación de la ISO 45001 es importante entender que esta se compone por 10 cláusulas o fases  y cada una se encuentra ampliada por un anexo, dichas fases son las siguientes:

1.    Conformidad de la dirección.

 

Hay que entender que el éxito y correcta implementación del sistema de gestión dependerá del liderazgo por parte de la alta dirección, así como la participación y compromiso de todos los niveles de la organización.

 

Por lo tanto es importante contar con el apoyo de la alta dirección y este a su vez deberá conocer los beneficios que aporta  y asumir su protagonismo, buscando que se adopte el sistema de gestión.

 

2.    Nombramiento de la representación de la dirección.

 

La alta dirección nombrara uno o varios representantes para dar seguimiento e informar respecto a la implementación del sistema de gestión esto conforme a los requisitos de la ISO 145001.

 

3.    Comité de implementación.

 

No es requisito indispensable pero es conveniente que cada área de trabajo cuente con un representante para poder tener una interacción directa en los procesos que se desarrollan en los distintos departamentos y poder entender de manera clara y objetiva como enfocar la ISO 45001.

 

4.    Procesos.

 

La ISO define como procesos “El conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman las entradas en salidas”

 

Es importante conoces los procesos de cada área con el objetivo de determinar las acciones que se usaran para conseguir el nivel requerido por la alta dirección con respecto a la seguridad y salud en el trabajo, pues a partir de este punto se pueden establecer las particularidades que se aplicaran con la ayudad del sistema de gestión, para obtener los resultados esperados, los procesos deben ser comprensibles para toda la organización.

 

5.    Manual de gestión.

 

La norma no establece como requisito un manual de gestión sin embargo es recomendable contar con uno para tener una base sobre lo que se desarrolla en el sistema de gestión, el manual debe contener:

 

·         La identificación de la empresa.

·         La estructura organizativa de la empresa, identificando funciones y responsabilidades asumidas en cada nivel jerárquico.

·         La organización de la producción en cuanto a la identificación de los diferentes procesos técnicos y las prácticas.

·         La organización de la prevención en la empresa, indicando la modalidad preventiva elegida y los órganos de representación existente.

·         La política, los objetivos y las metas que en materia preventiva pretenden alcanzar la empresa, además de los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos de los que va a disponer.

 

 

6.    Formación.

 

Es importante contar con un sistema de formación que se adapte a las características de la organización, con el objetivo de familiarizar y sensibilizar a toda la compañía con el nuevo sistema de gestión.

 

Como orientación, el programa puede consistir en:

 

·         Seminario para la dirección.

·         Cursos para la línea de mando.

·         Charlas divulgativas a toda la empresa.

 

7.    Implementación del sistema.

 

En este punto es momento de inicias con la gestión de acuerdo con lo estipulado en la norma, para lo cual se deberían fijar fechas de comunicación con toda la organización, debe existir un trabajo de seguimiento en la elaboración del sistema de gestión  ya sea por un representante de la dirección, un comité implementador y/o por asesores externos.

 

8.    Auditoria Interna.

 

Se realiza por parte de la alta dirección con el objetivo de comprobar que se dispone de la información suficiente y conocer la evolución del sistema y detectar los puntos débiles y fuertes del mismo, este es requisito indispensable dentro de la norma y se debe realizar de forma planificada y al final de esta se debe tener un resultado correspondiente a lo auditado.

 

9.    Revisión por la dirección.

 

Se realiza de manera obligatoria y se debe llevar a cabo periódicamente una vez que se ha implementado el sistema y posterior a la auditoria interna, dichas revisiones deben ser documentadas.

 

10.  Certificación.

 

Al momento de determinar la certificación de sistema de gestión de acuerdo con la norma ISO 45001, la empresa debe seleccionar un organismo de certificación que evalué el efectivo cumplimiento de los requisitos establecidos.

 

La certificación aportara a la empresa:

 

·         Conformidad con los grupos e interés.

·         Revisión externa e independiente que informa a la alta dirección.

El proceso de certificación consta de una auditoria de documentación previa y posteriormente, una auditoria de certificación que se realiza en el sitio con el fin de comprobar que la implementación de los procesos cumple con lo establecido en la ISO 45001.

 

Conclusión.

Cuando se toma la decisión de implementar ISO 45001, la organización debe tomar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo responda a las necesidades y requerimientos de la organización. Uno de los propósitos es no tener que incurrir en costes, tiempo y recursos en la atención de no conformidades e investigaciones sobre la causa raíz de los problemas que se pudieran presentar en el futuro.

Mapa Mental ISO 14001